Entrevistamos a Miguel Rodríguez, el Jefe del Servicio de Desarrollo Corporativo en la Dirección General de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (DGTIC). Tras una carrera exitosa, lleva 15 años trabajando para la Junta de Extremadura y actualmente es el Director del Proyecto Alcántara.

Según su experiencia, ¿qué claves serían las más relevantes de este proyecto de implantación de una herramienta ERP para Contabilidad y Finanzas dentro de la Junta de Extremadura?

Sin duda, son muchas las claves que afectan de una manera u otra a este proyecto. Desde el punto de vista funcional, no se trata únicamente de la utilización de una nueva aplicación informática, sino que se pretende, aprovechando la implantación de esta herramienta, hacer un ejercicio de análisis crítico de la actual forma de trabajar de la Junta de Extremadura, viendo en qué puntos se puede mejorar la eficiencia, acortar plazos, ahorrar tareas innecesarias o superfluas…y llevar esa forma de trabajar a la nueva aplicación.

Otro aspecto clave que se ha repetido como un mantra desde el principio del proyecto, es la idea de que los usuarios y, por ende, la Junta de Extremadura, se adapte a la herramienta y no sea esta quien deba adaptarse a los usuarios. No, como capricho, sino porque la implantación de este ERP en la mayoría de las Comunidades Autónomas desde hace tiempo, ofrece unas garantías de buenas prácticas que debemos saber aprovechar. No se trata de inventar la rueda, sino de sacar el máximo provecho de experiencias previas que sean aplicables a esta Administración.

Desde el punto de vista técnico, ya más dentro de mi ámbito de competencias, el hecho de poder trabajar con tecnologías actuales, desechando aplicaciones con tecnologías obsoletas y, en muchos casos sin soporte del fabricante o a punto este de terminar, ya supone un gran avance. Además, unir todas las aplicaciones que se utilizaban ahora mismo para esta tarea, construidas con tecnologías distintas, modos distintos de trabajo,… centralizando la información, consiguiendo trabajar con un dato único, pudiendo interconectar de manera directa los diferentes módulos que componen el sistema…va a ser algo que el usuario va a notar, pero que, desde el punto de vista técnico, va a ahorrar esfuerzo, va a minimizar los errores y, sin duda, va a optimizar el mantenimiento futuro de la aplicación.

Pero todo ello no sería posible, sin la máxima implicación de todas las partes, desde los Altos Cargos, promotores del cambio, pasando por los usuarios claves –funcionales y técnicos – que, desde el primer momento han creído en la idea y se han volcado en el proyecto, como, en general, de todos los usuarios futuros de la aplicación. El hecho que, desde el primer momento, estemos comprobando satisfactoriamente, como todo el mundo rema en la misma dirección, es una alegría por una parte y, lo que es más importante, una garantía de éxito para el proyecto.

Si el Proyecto tiene como objetivo optimizar los procesos actuales ¿cómo cree que mejorarían estos procesos?

Ya lo he adelantado antes, no se trata solo de cambiar de herramienta de trabajo, sino que, aprovechando el cambio tan disruptivo que va a suponer este proyecto, intentar mirar un poco hacia dentro y analizar crítica, pero constructivamente, cómo trabajamos actualmente, viendo qué hacemos bien, pero qué se puede mejorar, cuantos pasos, firmas…actuales no son imprescindibles, qué procesos optimizarían nuestro trabajo… Teniendo esto claro y trasladándolo al aplicativo la ventaja es doble.

Por otro lado, la propia tecnología que se va a implantar, va a permitir un trabajo más eficiente, poder obtener datos en tiempo real que en la actualidad no erar posible, permitir interacciones entre Departamentos de manera natural cuando antes esto era una tarea tediosa, realizar análisis de datos cruzando información de muy diferente ámbito…sin duda contribuirá a la optimización global del trabajo de la Junta de Extremadura.

¿Cuáles son los beneficios que va aportar a la Junta el uso de la herramienta?

Desde el punto de vista funcional, el hecho de centralizar la información en un solo sistema, pudiendo trabajar todos los Departamentos con los mismos datos, actualizados en tiempo real, ya es algo por lo cual merece la pena implantar este ERP. Pero si además, todos los trabajadores de la Junta de Extremadura que vayan a utilizar la herramienta, están alineados en cuanto a procedimientos, optimización de tareas y flujos de trabajo, el beneficio se maximiza.

Desde el punto de vista de la tecnología supone un ahorro en cuanto a la infraestructura que soportaba los sistemas antiguos, minimiza el riesgo de pérdida de información, por el hecho de actualizar tecnologías obsoletas, en su mayoría de las que se disponía en la actualidad, para las cuales era complicado incluso encontrar profesionales que las conocieran y las pudieran mantener, supone poder montar un equipo de trabajo homogéneo propio de la Junta que pueda mantener el proyecto en el futuro y que “hable un mismo idioma”,…

¿Y para los Administrados?

Sin duda, la palabra clave en este caso es la Transparencia. Se va a poder ofrecer al ciudadano información más exacta, real y actual de los distintos procesos de la Junta de Extremadura en el ámbito económico-financiero, pudiendo explotar la información a niveles hasta ahora muy complicados.

Por otro lado y en la línea marcada por las leyes 39/2015 y 40/2015 se van a introducir mejoras, en el ámbito de las comunicaciones telemáticas, tanto con empresas, como con los ciudadanos a la hora de intercambiar información, lo que supone un paso más en la digitalización de la Administración.